¿Cuándo y cómo se emiten las facturas recapitulativas?
Muchos negocios tienen la necesidad de generar un gran número de facturas de forma recurrente y con pequeños importes, lo que puede suponer un esfuerzo extra para la contabilidad a la hora de gestionar todas las facturas. La factura recapitulativa es una herramienta perfecta para este tipo de negocios, ya que permite simplificar este trabajo agrupando una serie de facturas en un único documento.
¿Qué es una factura recapitulativa?
Una factura recapitulativa es una factura que agrupa varias facturas de operaciones de compra o venta con un mismo emisor o destinatario en el mismo mes natural. Se trata de una factura que reúne todas las operaciones que una empresa ha efectuado con un cliente o proveedor y sirve para contabilizar facturas agrupadas.
Por ejemplo, si hemos emitido varias facturas a un cliente en un período de tiempo de un mes, podemos hacer una factura recapitulativa que recoja toda la información de las facturas emitidas durante dicho periodo de tiempo. De este modo, nos ahorramos el proceso de emitir una a una las facturas a nuestro cliente, pudiendo entregarle una única factura que recoja todas las demás,
¿Para qué sirve una factura recapitulativa?
La factura recapitulativa es una herramienta extremadamente útil para las empresas que necesitan contabilizar un gran número de operaciones de compra o venta a la vez, lo que permite agilizar la contabilidad y reducir esfuerzos en este sentido.
Por ejemplo, supongamos que un autónomo vende sesiones de masaje y tiene 10 clientes que compran cada uno 10 sesiones al mes. En lugar de emitir 100 facturas distintas (una por cada sesión), podría emitir una factura recapitulativa para cada cliente que cubriera las 10 sesiones. De este modo, nos ahorramos el proceso de emitir una a una las facturas a nuestro cliente, pudiendo entregarle una única factura que recoja todas las demás, lo cual agilizará nuestra facturación.
Requisitos de las facturas recapitulativas
Para que una factura recapitulativa se considere legal y tenga validez fiscal, es necesario que se cumplan una serie de requisitos o condiciones.
• Una factura recapitulativa debe abarcar varias operaciones de compra o venta de un mismo mes natural.
• Las facturas agrupadas en una factura recapitulativa deben ser dirigidas al mismo cliente o recibidas del mismo proveedor.
• Las facturas agrupadas deben ser de operaciones realizadas en un mismo mes natural. Es decir, no se puede recapitular facturas de meses naturales distintos en una misma factura recapitulativa.
• Las facturas recapitulativas deben emitirse el último día del mes para usuarios finales en el que se han realizado las operaciones. Este plazo cambia al día 16 del mes siguiente si el destinatario es profesional autónomo o empresa.
• Además, se deben anular todas las facturas incluídas en la factura recapitulativa para que pueda tener validez. Dichas facturas, se deberán anexar a la factura recapitulativa para que puedan ser contabilizados los importes. Es importante aclarar que, a pesar que las facturas que se incluyen queden “anuladas”, se deben guardar durante los 5 años siguientes, ya que Hacienda puede solicitarlas.
¿Cuáles son los datos obligatorios en una factura recapitulativa?
Una factura recapitulativa, al igual que cualquier otra factura, debe incluir una serie de datos obligatorios que marca el reglamento de facturación para que pueda considerarse válida legal y comercialmente. Las facturas recapitulativas tendrán los mismos datos obligatorios que una factura ordinaria, pero con unas pequeñas particularidades que te contamos a continuación. Estos son los datos obligatorios que debe incluir una factura recapitulativa:
• Texto “factura recapitulativa”, como indicativo de forma visible en el encabezado.
• Número de factura, con un número serie correlativa si procede.
• Fecha de emisión. En las facturas recapitulativas, además, hay que indicar el mes natural de las operaciones recapituladas.
• Datos fiscales del emisor y receptor.
• Líneas de facturación. Al igual que la línea de concepto en una factura ordinaria, una factura recapitulativa incluirá una línea para cada factura que es recopilada. Te contamos más detalles sobre estas líneas en el siguiente apartado.
• Base imponible total. Esto es, la suma de todas las bases imponibles de las facturas recapituladas.
• Impuestos y retenciones. Esto es, el IVA correspondiente, así como la retención de IRPF si procede.
• Importe total de la factura.
¿Qué fecha debe de llevar una factura recapitulativa?
Una factura recapitulativa se realiza normalmente al final del mes natural en el que han ocurrido las operaciones que se quieren agrupar. De esta forma, la fecha de una factura recapitulativa puede ser la fecha de la última operación o el último día del mes.
No obstante, en el caso de facturas recapitulativas enviadas a profesionales o empresas, es posible emitirla pasado el mes natural, siempre que se haga antes del día 16 del mes siguiente.
Recuerda que en las facturas recapitulativas, además, hay que indicar el mes natural de las operaciones recapituladas.
¿Se puede hacer facturas recapitulativas de facturas simplificadas?
Sí, es posible. Para poder agrupar varios tickets (también llamado factura simplificada) en una factura recapitulativa, el proceso es el mismo que para crear una factura que agrupe varias facturas ordinarias. No obstante, únicamente se podrá emitir una factura recapitulativa si el importe total de la factura que agrupa los tickets no supera los 3.000€.